Výpůjční modul

Modul slouží ke kompletní správě databází čtenářů, výpůjček, rezervací a upomínek. Umožňuje intuitivní a rychlou výpůjčku, vrácení, prolongace výpůjček i jejich rezervace a automatické generování upomínek, práci s výměnnými fondy a MVS.

Výpůjční modul není omezen jen na tituly a exempláře, které jsou již zkatalogizované v databázi, ale umožňuje i tzv. zpětnou katalogizaci, díky čemuž lze půjčovat a vracet i exempláře, které ještě nebyli zpracovány. Modul podporuje komplexní využití čárkového kódu (lze snímat i kódy s alfanumerickými znaky i s rozlišením malých a velkých písmen).

Součástí modulu je výpočet poplatků a pokut pro jednotlivé kategorie uživatelů. Lze jej využít ve všech typech knihoven, kde je nutné půjčovat, urgovat a vypočítávat poplatky a pokuty podle kategorií čtenářů i kategorií jednotlivých výtisků titulu. Modul je možné napojit na přístupový systém s turnikety na magnetické karty.

Funkční klávesy #

Klávesová zkratka	Název ikonky
F4	Hledání dle údajů v kartě čtenáře
F5	Vypůjčit dokument
F6	Vrátit dokument
Ctrl + Insert	Nový čtenář
	Nová právnická osoba
Ctrl + Enter	Opravit čtenáře
	Nastavit čtenářovy budovy
Ctrl + Delete	Smazat čtenáře
Num +	Označit/odznačit čtenáře/výpůjčku
F12	Vklad na konto čtenáře
Alt + F12	Zobrazit konto čtenáře
Alt + F8	Prolongovat všechny výpůjčky čtenáře
Ctrl + M	Zobrazí SMS odeslané čtenáři
Ctrl + H	Zobrazí historii vypůjček exempláře
	Rezervace
	Upomínky
Ctrl + Q	Vrátí se zpět na předcházejícího čtenáře

Klávesy aktivní pouze nad tabulkou výpůjček

Hledat #

Pro proces půjčování či vracení nejprve vyhledáme čtenáře: stiskem tlačítka Hledat nebo funkční klávesy F4 vyvoláme dialogové okno pro hledání, kam zadáme číslo čtenářského průkazu nebo načteme čárový kód.

V případě potřeby rozšíříme možnosti vyhledávání o další údaje zaškrtnutím volby Rozšířené hledání.

Výpůjčka #

Půjčovat lze vždy právě vybranému uživateli. Do editačního pole se zadá identifikační údaj exempláře, což může být čárkový kód, přirůstkové číslo nebo signatura. Není nutností vybrat typ identifikace exempláře, program jej automaticky detekuje.

Program Verbis:

• Nabídne možnost rezervace, pokud je vybraný dokument již vypůjčen.
• Volitelně kontroluje, zda čtenář nemá stejný titul již půjčený, nebo zda si ho nepůjčil v minulosti.
• Volitelně kontroluje, jestli nemá čtenář vůči knihovně dluhy.
• Pokud je exemplář veden jako neodeslaná rezervace, tak lze přeskočit pořadí rezervace a půjčit exemplář aktuálnímu čtenáři.
• Kontroluje, zda si čtenář může vypůjčovat, nebo jestli může být vypůjčen typ exempláře a jestli si čtenář může vypůjčit daný typ dokumnetu. Toto je kontrolováno dle nastavení kategorií výpůjčního systému.
• Pokud není nalezen exemplář, který odpovídá zadání, program dle nastavení v ini souboru buď nahlásí chybu, nebo založí obecný exemplář s daným identifikátorem a provede výpůjčku, nebo spustí zpětnou katalogizaci (reakce závisí na nastavení systému).
• Pokud se jedná o titulovou výpůjčku, program se zeptá na počet kusů.
• Upozorní na existenci příloh k exempláři (CD, DVD, …) - lze vypnout.
• Upozorní na skutečnost, že kategorie výpůjčky umožňuje pouze prezenční výpůjčky.
• Součástí výpisu po zapůjčení exempláře jsou - název titulu, délka výpůjční doby.

Není-li zadaný exemplář v databázi, umožní systém tzv. zpětnou katalogizaci:

Vracení #

Vrácení exempláře probíhá dle identifikačního čísla. Výběr typu identifikačního údaje je stejný jako při půjčování. Exemplář se vrací podle nasnímaného kódu, tedy nejen aktuálnímu čtenáři, ale tomu kdo si jej skutečně půjčil, obsluha je na tuto skutečnost upozorněna a výpůjčka je vrácena až po potvrzení změny čtenáře.

Program Verbis:

• Při pozdním vrácení vygeneruje pokuty dle nastavení a nahlásí velikost pokuty.
• Upozorní na skutečnost, aby byl dokument zpětně zkatalogizován.
• Upozorní na existenci příloh k exempláři (CD, DVD, …) - lze vypnout
• Upozorní na čekající rezervace na vrácený titul, případně můžete rovnou vytisknout oznámení o rezervaci.

Nový čtenář a jeho editace #

U každého čtenáře se eviduje základní informace o čtenáři, všechny jeho vypůjčky, rezervace, finanční konto s poplatky a dluhy. Čtenáři se dělí do kategorií, přičemž každá kategorie může mít vlastní nastavení definované v kategoriích výpůjčního systému.

Po stisku tlačítka Nový čtenář se zobrazí formulář pro zadání údajů o čtenáři. Jediným povinným údajem je příjmení. Zadávají se zde základní informace o čtenáři, kontaktu a určuje se jakými prostředky informovat čtenáře o rezervaci a upomínce.

Po stisku tlačítka Opravit čtenáře se zobrazí stejný formulář jako při vytváření nového čtenáře.

Tlačítko Smazat čtenáře umožní smazat čtenáře, pokud má všechny své výpůjčky vrácené. Čtenáře přesune do archivu čtenářů.

Tisk ve výpůjčním modulu #

Tisky ve výpůjčním modulu fungují obdobně jako v katalogizaci. Podle nastavených tiskových sestav lze zadat požadovaný tisk pro aktuálního čtenáře nebo pro čtenáře označené. Tisknout lze do náhledu nebo přímo na tiskárnu, případně tisk vyexportovat do externího formátu.

Tisk přihlášky čtenáře #

Pokud knihovna vyžaduje papírovou evidenci přihlášek se čtenářovým podpisem, lze přihlášku při zápisu nového čtenáře vytisknout a nechat podepsat.

Tisk čtenářské legitimace #

V systému lze vytisknout čtenářskou legitimaci. V případě, že knihovna generuje čárové kódy pro čtenáře, tak i včetně čárového kódu.

Tisk potvrzení o výpůjčce #

Pokud knihovna vyžaduje u vypůjčených dokumentů podpis čtenáře, lze u aktuálního čtenáře vytisknout seznam výpůjček, a to buď všech výpůjček, nebo pouze výpůjček dnešního dne.

Tisk vrácených výpůjček #

Pokud je to v knihovně zvykem nebo pokud to čtenář vyžaduje, lze mu vytisknout potvrzení o vrácených výpůjčkách.

Tisk pohledávek čtenáře #

Tisk plateb čtenáře #

Lze vytisknout potvrzení o platbě čtenáře, případně vytisknout platby všech čtenářů za daný den nebo rozsah dnů.

Tisk celkového výpisu plateb #

Lze vytisknout souhrn všech plateb za určité období.

Tisk seznamu čtenářů #

Z výpůjčního modulu lze vytisknout seznam čtenářů - např. vyhledaných podle nějakého kritéria nebo označených. Tisk lze dále podmínit platnou registrací, čtenářskou kagegorií nebo konkrétní půjčovnou.

Upozornění na končící výpůjční lhůtu #

Systém nabízí možnost zaslat čtenářům upozornění, že lhůta jejich výpůjček brzo vyprší. Toto upozornění se zasílá e-mailem, přesný čas (kolik dnů předem) lze ovlivnit v Nastavení v sekci VYPUC.

Modul SMS #

V modulu SMS lze zobrazit přehled SMS zpráv, které byly aktuálnímu čtenáři zaslány, případně mu zaslat SMS ručně zadáním textu.

Vklad na konto čtenáře #

Při vypršení registrace nebo při vygenerování upomínek se automaticky vygeneruje na konto čtenáře dluh. V okamžiku zadání platby se v dialogovém okně platby vyplní částka na všechny dlužné částky čtenáře. Pokud by tedy čtenář z nějakého důvodu chtěl zaplatit jen některý z dluhů, je nutné v dialogovém okně zadávání platby opravit platby dle skutečnosti.

Pokud naopak u čtenáře provedeme platbu za něco, co systém nemá v evidenci dluhů, vznikne na kontě čtenáře přeplatek. Systém přeplatků lze využít i pro vklad větších částek peněz jako depozita, z kterého čtenář později čerpá.

Na všechny platby lze čtenáři vytisknout potvrzení.

Platby a poplatky čtenáře #

U každého čtenáře lze zobrazit přehled jeho plateb, které zaplatil v minulosti, a dluhů, které dosud nezaplatil. Platby i dluhy jsou rozdělené na jednotlivé druhy - např. upomínky, registrační poplatky atd. Dluhy a platby lze také upravit, smazat nebo založit nové. Úprava a smazání plateb je dovolena pouze povoleným uživatelům, smazání platby z jiného než dnešního dne je umožněno z bezpečnostních důvodů pouze uživateli se statusem supervizora.

Platby čtenářů - v zobrazení přehledu poplatků lze zadat i platbu.

Dluhy čtenáře - v celkovém přehledu poplatků a dluhů lze nastavit filtr pro zobrazení pouze některých dle nastavených kritérií.

Servisní funkce #

I ve výpůjčním modulu jsou k dispozici některé servisní funkce, jako export výpůjček, import čtenářů, vymazání neaktivních čtenářů nebo rozeslání e-mailu čtenářům.

Export výpůjček čtenáře #

Provede import výpůjček z pomocné databáze do databáze výpůjček.

Import čtenářů #

Pokud instituce vlastní databázi se čtenáři, můžeme si ji naimportovat pomocí funkce Import čtenářů. Jednoduše vybereme soubor se záznamy a klikneme na tlačítko Import.

Vymazání neaktivních čtenářů a výpůjček #

Rozesílání e-mailu čtenářům #

Z výpůjčního modulu lze v případě potřeby hromadně rozeslat e-maily čtenářům.

Obnovit smazaného čtenáře #

Obnovení provedete dvojitým kliknutím na vybraného čtenáře v seznamu.

Hromadné prodloužení výpůjček #

Stisknutím tlačítka nebo pomocí kláves Alt + F8 lze hromadně prodloužit všechny výpůjčky čtenáře. Zobrazí se vyskakovací okno, kde zvolíte na kterých pobočkách a o kolik dní chcete výpůjčky prodloužit.

Rozesílání SMS čtenářům #

Otevřít okno pro terminál #

Vymyslet popis!! Obrázek ?

Anonymizace aktuální výpůjčky #

popis

obrázek

Export pro DILIA #

popis

obrázek