Konfigurace struktury knihovny
Ze všeho nejdříve asi budete chtít nastavit následující položky:
- Uživatele a jejich práva k jednotlivým funkcím programu
- Lokace, půjčovny a budovy, na které se dělí vaše knihovna, a vztahy mezi nimi
- Pracovní listy pro jednotlivé fondy autorit a dokumentů
- Tiskové sestavy pro jednotlivé výstupy z programu
Všechny tyto úpravy vyžadují oprávnění k servisnímu modelu. To splňuje buď superuživatel, nebo uživatel, kterému tato práva superuživatel přidělí. Je tedy vhodné začít právě nastavením uživatelů.
Nastavení uživatelských práv
K nastavení uživatelů a skupin slouží modul “Nastavení oprávnění”. Po instalaci jsou přednastaveny základní skupiny - Správce systému, Systémový knihovník, Katalogizátor, Půjčovna a Čtenář. Snažili jsme se nastavit práva těmto skupinám co nejlépe, ale samozřejmě nemusí zcela odpovídat zvyklostem ve vaší knihovně, a proto doporučujeme prohlédnout a případně upravit práva skupin a poté teprve začít zakládat nové uživatele.
Doporučení pro nastavení práv: Jako úplně první věc změňte výchozí jméno a heslo superuživatele - minimálně však heslo - protože jinak zde existuje potenciální nebezbečí narušení vašeho systému, neboť toto heslo je známé a práva superuživatele nelze omezit! Pokud to není nutné, zakažte přístup do modulu nastavení uživatelských práv všem uživatelům kromě superuživatele. Pokud povolíte uživateli měnit “Nastavení programu” a používáte společný ini soubor, tak se může stát, že tento uživatel změní nastavení celé knihovně! Ve výpůjčním modulu velice obezřetně přidělujte práva k funkci “Platby a pokuty čtenáře”, kde lze nejen zapisovat platby, ale také je mazat. Každý uživatel systému musí mít přidělenu budovu, podle tohoto nastavení také systém rozlišuje, zda přírůstky jsou vlastní, nebo cizí.
Nastavení poboček a půjčoven
Nastavit budovy, půjčovny a lokace je základ pro další práci v programu. Na tomto nastavení záleží, jak se bude program chovat ve výpůjčním i katalogizačním modulu. Základní nástroj pro nastavení naleznete v záložce Servisní modul -> Nastavení čísleníků -> Budovy, půjčovny a lokace. Zde můžete definovat vazby mezi jednotlivými položkami. Důležité je uvědomit si, že půjčovat je možné pouze lokace, které patří do nějaké půjčovny a tato půjčovna má přiřazenu budovu, která je On-line. Lokace bez jednoznačné cesty k budově jsou automaticky označeny jako Offline (nedostupné) a není je možné vypůjčovat.
Základní pravidla pro nastavení:
- Každá půjčovna musí mít jednoznačně přidělenou budovu
- Každá lokace by měla být součástí minimálně jedné půjčovny (v závislosti na struktuře knihovny i více)
- Každá lokace by měla být příslušna jen jedné budově (s výjimkou výměnného fondu)
- Je možné založit pro více offline lokací jedinou offline budovu a půjčovnu.
Nastavení pracovních listů pro autority a tituly
Již v instalaci programu získáte korektní nastavení pracovních listů dokumentů a autorit dle předpisu Národní knihovny pro minimální záznam dle konvence MARC21. Pokud přesto budete potřebovat doplnit tato pole o vámi zpracovávaná další pole, použijte modul pro nastavení pracovních listů v servisním modulu.
Pracovní listy využívají výběr ze dvou seznamů polí - pro dokumenty a pro autority. Do každého pracovního listu si můžete vybrat z těchto seznamů libovolný počet polí a u nich podpole, případně můžete založit nová pole a podpole na volných pozicích. V každém pracovním listu tak volíte jen způsob zapnutí, pořadí a zda je podpole vstupním prvkem listu. Ostatní vlastnosti jsou uloženy v seznamech polí a jsou pro dané podpole společné ve všech pracovních listech.
Doporučení pro nastavení pracovních listů:
- Vytvořte si kopii dat a nejprve na ní si otestuje změny v nastavení pracovních listů, toto nastavení výrazně ovlivní chování programu a je možné chybným nastavením způsobit značné škody na bibligrafických záznamech!
- Nebojte se nás zeptat, pokud si nejste jisti nastavením, nejlépe přes fórum, které jsme zřídili pro naše uživatele.
- Pokud podpolím, která nebyla původně autoritami chcete nastavit typ autority - složená autorita - nastavte jej všem najednou, aby program správně sloučil podpole do jediné autority.
- Pokud podpolím rušíte vazbu na složenou autoritu, zrušte ji všem najednou, aby nedošlo k chybnému odvázání autority.
- Většina změn v pracovních listech (změna klíčování, vazeb na autority, typů autorit) vyžaduje reuložení fondů, které používají změněná podpole.
Nastavení tiskových sestav
Program při nastavení tisku nabízí přednastavené tiskové sestavy k výběru. Definice takto nabízených sestav je vždy uživateli s oprávněním správce umožněno v každém formuláři pro tisk.